C-15, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des chimistes du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre C-15, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des chimistes du Québec

Loi sur les chimistes professionnels

(chapitre C-15, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et 94, par. a et b).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Aux fins du présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

a)  «Ordre»: l’Ordre des chimistes du Québec;

b)  «secrétaire»: le secrétaire de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 1.02.

SECTION II ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

2.00. Les assemblées générales des membres de l’Ordre se tiennent à la date, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration détermine.

D. 1047-91, a. 1.

2.01. Le secrétaire de l’Ordre convoque l’assemblée générale annuelle de l’une des façons suivantes:

1°  au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée;

2°  au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée; cet avis doit être présenté dans un encart de 25 cm par 20 cm, sous le titre «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Tout avis de convocation à une assemblée générale annuelle doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de l’assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.01; D. 1047-91, a. 1.

2.02. Le quorum d’une assemblée générale est de 40 membres ayant droit de vote.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.02.

2.03. Au cas où le quorum n’est pas atteint à une assemblée générale, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et convoque une autre assemblée générale qui ne peut être saisie que des questions à l’ordre du jour de la première assemblée.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.03.

2.04. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité, le président de l’assemblée donne un second vote qui est prépondérant.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.04.

2.05. Sauf s’il y a consentement de tous les membres présents à l’assemblée, une proposition sur un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour doit parvenir par écrit, au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire au moins 15 jours avant la date de la tenue de l’assemblée.

Malgré le premier alinéa, une proposition visant à déterminer le mode d’élection du président doit apparaître à l’ordre du jour.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.05; D. 1047-91, a. 2.

2.06. La carte de membre émise annuellement constitue la preuve qu’un membre peut voter à une assemblée générale. Un membre ne peut voter par procuration.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 2.06.

SECTION III CONSEIL D’ADMINISTRATION

3.00. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 9 administrateurs et du président si ce dernier est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre.

Toutefois, ce Conseil d’administration est formé de 8 administrateurs et du président si ce dernier est élu au suffrage des administrateurs élus.

D. 1047-91, a. 3; Décision 2010-12-16, a. 1.

3.01. Le comité exécutif fixe la date, le lieu et l’heure des réunions du Conseil d’administration. Cependant, une réunion doit être tenue dans les 30 jours suivant le dépouillement du vote d’une élection au Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.01.

3.02. Lors de cette réunion, les administrateurs élus du Conseil d’administration élisent un président dans le cas où l’assemblée générale détermine que celui-ci est élu au suffrage des administrateurs élus.

Ils désignent également parmi eux, par vote annuel, 3 membres du comité exécutif, qui agissent à titre de vice-présidents de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.02; D. 1047-91, a. 4.

3.03. Le secrétaire doit faire parvenir à tous les administrateurs au moins 14 jours avant une réunion du Conseil d’administration, un avis écrit expédié par la poste et indiquant l’endroit, la date et l’heure d’une telle réunion. L’ordre du jour est transmis au moins 7 jours avant la réunion.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.03.

3.04. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire, au moyen d’un avis écrit, accompagné d’un ordre du jour, et transmis par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur ou par messager à chacun de ses membres au moins 24 heures avant la date de la tenue de la réunion.

Cet avis de convocation accompagné de l’ordre du jour, doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

Une réunion extraordinaire ne peut porter que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.04; D. 1047-91, a. 5; Décision 94-11-02, a. 1.

3.05. Malgré les articles 3.03 et 3.04, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue lorsque tous les administrateurs sont présents et renoncent à l’avis de convocation.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.05.

3.06. En l’absence du président, le Conseil d’administration peut désigner l’un des vice-présidents ou l’un de ses membres pour présider la réunion.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.06.

3.07. Lorsqu’une réunion du Conseil d’administration est ajournée par le président ou son remplaçant, faute de quorum, l’heure d’ajournement et les noms des administrateurs alors présents sont inscrits au procès-verbal.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.07.

3.08. Le vote se prend à main levée sauf lorsque 2 administrateurs demandent le scrutin secret. Dans un tel cas, le vote a lieu sans qu’il y ait discussion à l’égard du caractère secret du vote.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.08.

3.09. Le secrétaire agit à titre de secrétaire du Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 3.09; D. 1047-91, a. 6.

3.10. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration peut avoir lieu par conférence téléphonique pour le bénéfice de tous les membres ou de certains d’entre eux, à condition que ceux-ci puissent être entendus par tous les autres membres participant à la réunion. Lorsqu’elle est tenue par tous les membres du Conseil d’administration, elle est réputée avoir été tenue au siège de l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 2.

SECTION IV SERMENT DE DISCRÉTION

4.01. A la première réunion du Conseil d’administration qui suit l’entrée en fonction d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation du nouvel administrateur. Celui-ci doit prêter le serment de discrétion contenu à l’annexe 1.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 4.01.

SECTION V COMITÉ EXÉCUTIF

5.01. Le président fixe la date, le lieu et l’heure des réunions du comité exécutif.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.01.

5.02. Le secrétaire doit s’assurer que tous les membres du comité exécutif reçoivent au moins 3 jours avant la date de la tenue de la réunion, un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.02; D. 1047-91, a. 7.

5.03. Une réunion extraordinaire est convoquée par le secrétaire à la demande écrite du président ou de 2 membres du comité exécutif au moyen d’un avis de convocation, accompagné d’un ordre du jour, transmis par la poste, par câblogramme, par télécopieur ou par messager à chaque membre au moins 24 heures avant la date de la tenue de la réunion.

L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion.

Cette réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.03; D. 1047-91, a. 7.

5.04. Malgré les articles 5.02 et 5.03, une réunion du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si tous les membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si tous les administrateurs sont convoqués à une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.04.

5.05. En cas d’absence du président de l’Ordre, l’un des membres du comité préside la réunion.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.05.

5.06. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents; au cas d’égalité, le président de la réunion donne un second vote qui est prépondérant.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.06.

5.07. Le secrétaire agit à titre de secrétaire du comité exécutif.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 5.07; D. 1047-91, a. 8.

5.08. Une réunion extraordinaire du comité exécutif peut avoir lieu par conférence téléphonique pour le bénéfice de tous les membres ou de certains d’entre eux, à condition que ceux-ci puissent être entendus par tous les autres membres participant à la réunion. Lorsqu’elle est tenue par tous les membres du comité exécutif, elle est réputée avoir été tenue au siège de l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 3.

SECTION VI SCEAUX

6.01. Le sceau de l’Ordre est celui dont l’empreinte apparaît à l’exemplaire du présent règlement détenu par le secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 6.01.

6.02. Le secrétaire a la garde du sceau de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 6.02.

6.03. Chaque membre peut posséder son propre sceau et l’apposer sur tout document relatif à sa pratique de la chimie. Ce sceau doit indiquer uniquement son nom, son numéro de permis et les mots «chimiste, Québec» ou «chimiste, chemist Québec».

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 6.03.

6.04. Le sceau prévu à l’article 6.03 peut être obtenu par l’entremise du Conseil d’administration et aux frais du requérant. Ce sceau demeure la propriété de l’Ordre et en cas de radiation du tableau il doit être retourné dans les 8 jours suivant une demande écrite du secrétaire à cet effet.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 6.04.

SECTION VII CERTIFICAT D’INSCRIPTION AU TABLEAU DE L’ORDRE

7.01. Le permis délivré par le Conseil d’administration doit être signé par le président et le registraire et le sceau de l’Ordre doit y être apposé. Le nom du membre et son numéro de permis doivent y apparaître.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 7.01.

7.02. En cas de révocation, le permis doit être retourné à l’Ordre dans les 8 jours suivant une demande écrite du secrétaire à cet effet.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 7.02.

SECTION VIII DISPOSITIONS DIVERSES

8.01. Sous réserve du Code des professions (chapitre C-26), les questions de procédure non prévues au présent règlement sont régies, compte tenu des modifications nécessaires, par les règles contenues dans le volume «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin.

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, a. 8.01.

ANNEXE 1

(a. 4.01)

SERMENT DE DISCRÉTION

Je, soussigné, _________________________ demeurant en la ville de ___________________________ et agissant en ma qualité d’administrateur de l’Ordre des chimistes du Québec pour la région ______________________________ depuis le ______________________________.

Je déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la loi ou le Conseil d’administration, tout sujet confidentiel dont j’aurai eu connaissance dans l’exercice de ma charge.

Signé _____________________________________________________________________________

La présente déclaration a été faite

devant moi,

commissaire à l’assermentation

le

---

commissaire à l’assermentation

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1, Ann. 1.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. C-15, r. 1

D. 1047-91, 1991 G.O. 2, 4590

Décision 94-11-02, 1994 G.O. 2, 6632

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2010-12-16, 2011 G.O. 2, 96